Comunicare managerială - Definiție
" În general, comunicarea managerială corespunde interacțiunilor dintre conducerea companiei și organizație. Mai exact între manager și echipa sa.
Acest cadru este responsabil de transmiterea informațiilor și a directivelor de la niveluri ierarhice superioare, sprijinind comunicare internă , distilează mesaje legate de propriul său management pentru a obține angajamentul echipei sale etc. Se bazează pe abilități specifice care permit unui manager să transmită un mesaj în mod eficient. ."
Acest exercițiu poate fi dificil. Parțial din acest motiv, mulți profesioniști sunt inconfortabili cu această sarcină. Această lipsă de încredere se datorează și faptului că comunicarea managerială necesită un minim de formare. Un minim nu întotdeauna garantat.
Care sunt provocările comunicării manageriale?
Comunicarea este baza oricărei relații, oricare ar fi ea. Omul nu poate să nu comunice. Interacțiunea cu alții face parte din funcționarea sa principală.
În afaceri, este crucial pentru manager să stăpânească acest exercițiu. Nu numai pentru a fi înțeles de cei din jur, ci și pentru a-și îndeplini misiunea.
Ce să comunice? Cand ? A caror ? Aceste întrebări vor găsi un răspuns în consecvența acțiunilor întreprinse. De exemplu, dacă angajații au planuri de acțiune legate de strategia generală, managerul intermediar însărcinat cu gestionarea acestor persoane trebuie să-i țină la curent cu rezultatele generale ale strategiei și cu orice informații periferice, dacă nu este. Nu este confidențial.
O bună comunicare managerială va avea astfel ca scop, printre altele, să:
- informa efectiv angajații săi, schimb, dialog cu ei,
- mențineți legătura între diferitele straturi ale companiei (top management, manageri intermediari, manageri locali, angajați etc.)
- partajați informații între diferite servicii , să participe la spiritul companiei și să consolideze calitatea de membru la aceeași organizație, să lucreze pentru inteligență colectivă, cooperare și inovare,
- releu , a împărtăși cultura, valorile, strategia companiei,
- conduc transformări către succes dând sens misiunilor și sarcinilor încredințate,
- definește clar și precis sarcinile pentru o mai bună eficiență, în special prin definirea obiectivelor SMART,
- readuce oamenii în inima companiei ,
- creați un climat de încredere și un bun coeziunea echipei ,
- motiva eficient, inspirați, implicați, încurajați, felicitați …
Cum comunică managerul?
Comunicarea managerială funcționează astăzi sub 3 axe:
- Descendentă : de la manager la angajații săi,
- ascendent : de la manager la ierarhia sa,
- transversal : de la manager la ceilalți manageri / departamente ale organizației.
Aptitudini necesare
Managerul trebuie să poată mobiliza un anumit număr de abilități și calități pentru a comunica eficient cu echipa sa.
- Ascultare activa - Pentru a fi ascultat și auzit, este mai ales necesar să știi cum să-l asculți pe celălalt cu atenție și într-un mod nedirectiv, astfel încât acesta din urmă să se poată exprima în deplină libertate, fără teama unei judecăți pripite și fără presiuni. A asculta activ înseamnă să știi cum să decodezi limbajul non-verbal și să-ți adaptezi comunicarea, să auzi dincolo de cuvintele exprimate. O abilitate esențială atunci când vine vorba de îndrumarea oamenilor.
- Abilitatea de a comunica cu ceilalți - Fii în largul tău cu ceilalți sau în public, îndrăznește să vorbești, să știi să spui nu, să cunoști diferitele tipuri de personalități și să știi cum să le identifici pentru a-ți adapta comunicarea, găsește cuvintele potrivite și timpul potrivit pentru a exprima ceea ce noi trebuie să transmită mai departe … Acestea sunt toate elementele pe care managerul trebuie să le stăpânească perfect în cadrul misiunii sale.
- Inteligenta emotionala și empatie - Recunoașteți, controlați și folosiți-vă emoțiile cu înțelepciune pentru o comunicare și relații mai fluide. Fiind pe deplin conștient de ceea ce poate simți celălalt îi permite managerului să se adapteze la orice situație. Empatia, la rândul său, ajută la stabilirea unui climat real de încredere și autenticitate, care este esențial pentru managementul uman.
- Carisma și asertivitate - A îndrăzni să-și ia locul și să-și afirme alegerile este esențial atunci când se ocupă o postură managerială. Pentru a inspira, motiva, a fi ascultat și respectat, managerul trebuie să dea dovadă de carismă și leadership.
Ce sprijină?
Comunicarea poate fi scrisă sau orală, adresată unuia sau mai multor destinatari, poate fi mai mult sau mai puțin formală, de natură organizațională (definirea sarcinilor / obiectivelor, evaluări etc.) sau interpersonală (schimburi fără referire la diferitele poziții / niveluri ierarhice: discuții între colegi etc.).
Managerul se va asigura astfel că își adaptează sprijinul în funcție de obiectivele mesajului, de circumstanțele în care este transmis, de personalitățile / funcțiile interlocutorului său.
- E-mailuri : să transmită informațiile / documentele necesare pentru îndeplinirea corectă a sarcinilor (invitație la un brief, partajarea agendei oricărei întâlniri, cifre și date etc.).
- Curierii : rezervat în principal în scopuri foarte reglementate de lege (reorganizare, transfer, creștere, rezilieri contractuale, concediere, chemare la ordine și alte sancțiuni etc.).
- Telefon : pentru a obține informații mai rapid decât prin e-mail, pentru a transmite date importante și urgente …
- CSR, intranet, rețele sociale : să facă schimb de documente, informații, materiale de instruire etc. Aveți grijă, totuși, să le încadrați utilizarea pentru a evita alunecarea, dependența, utilizarea excesivă …
- Întâlniri colective : briefinguri de dimineață, sesiuni pentru a reflecta, a merge mai departe, a face bilanțul proiectelor viitoare sau curente, seminarii etc.
- Întâlniri individuale : interviuri anuale, feedback individual etc.
- Un raspuns contructiv : pentru a motiva și încuraja, corecta cursul dacă este necesar, dar și pentru a primi feedback de la angajați.
- Sesiuni de team building : să scoată la iveală personalitățile reale ale tuturor, să stimuleze sentimentul de apartenență la echipă, să consolideze coeziunea, să promoveze cooperarea și inteligența colectivă.
- Întâlniri informale : pentru a uni grupul, a-ți cunoaște mai bine angajații și colegii …
Ce ritm?
Este dificil să se definească un anumit ritm pentru o comunicare managerială optimă. În funcție de activitate, dimensiunea organizației / companiei, dispersia geografică a angajaților, ritmul schimburilor poate varia foarte mult.
Cu toate acestea, este important să comunicați în mod regulat. Managerul poate defini întâlniri colective și individuale regulate și structurate - ale căror date și scopuri vor fi comunicate angajaților implicați, dar, de asemenea, poate poziționa un interviu pe agenda zilnică sau săptămânală dacă apare nevoia. de urgență, neprevăzut.
Ritmul diferitelor puncte poate fi astfel articulat după cum urmează:
- zilnic - Managerul și colaboratorii se întâlnesc.
Obiectiv: să începeți ziua și să aruncați o privire rapidă asupra sarcinilor, misiunilor și proiectelor în desfășurare.
De exemplu, fiecare membru al echipei este invitat să spună ce a făcut cu o zi înainte, obiectivele pe care le-a atins, proiectele la care va lucra în timpul zilei, orice dificultăți pe care le întâmpină.
Aceste interviuri (sau brief-uri) relativ informale au loc de obicei, întotdeauna în același timp. Fiecare angajat are aproximativ 1 minut pentru a spune ce are de spus. Poate fi, de asemenea, o oportunitate pentru manager de a-și motiva trupele printr-o anecdotă, un gând pozitiv … Pentru mai multă eficiență, toți membrii echipei trebuie să fie prezenți și să participe - fizic sau virtual printr-o conferință de apel / vizio, un e-mail de prezentare munca lor dacă nu pot face altfel.
- săptămânal - Managerul și colaboratorii se întâlnesc.
Obiectiv: a face un punct mai precis asupra progresului (definiți în prealabil indicatorii care vor fi utilizați), a stabili termenele și obiectivele pentru săptămâna următoare.
Ideea este de a implica angajații în anumite decizii strategice pentru a da sens misiunilor. În mod ideal, aceste întâlniri săptămânale relativ formale vor fi așezate în jurul unei mese și vor dura maximum 1 până la 2 ore. Aceștia reunesc toți membrii echipei.
- lunar - Managerul și angajații implicați se întâlnesc.
Obiectiv: faceți o actualizare mai formală cu privire la progresul lunii și definiți obiectivele pentru luna următoare, actualizați indicatorii, modificați programele și termenele proiectului, dacă este necesar. Poate fi vorba, de asemenea, de a face bilanțul oricărui antrenament / coaching în curs.
Aceste întâlniri vor avea loc de preferință dimineața, pentru a le maximiza eficacitatea și vor dura 1 până la 2 ore. Nu este obligatoriu convocarea tuturor membrilor echipei. Managerul va face acest lucru în funcție de modul de operare al echipei și de practicile companiei.
- anual - Managerul și colaboratorii se întâlnesc individual sau se întrunește întreaga echipă / companie.
Obiectiv: interviuri anuale de evaluare pentru manager și pentru fiecare dintre angajații săi, seminar de companie, sesiune de teambuilding, evenimente specifice …
Seminariile, sesiunile de team building și alte evenimente anuale se desfășoară la fața locului sau în exterior și reunesc toți membrii echipei, toți angajații etc. conform contextului.
Evaluările anuale au un cadru foarte precis și sunt efectuate în conformitate cu reguli specifice.
