Ședința de informare este un instrument foarte interesant pentru a fi cât mai aproape de angajații dvs. Are un dublu avantaj: vă permite să comunicați instantaneu fapte importante și să vă implicați și mai mult echipa. După o revenire mai detaliată a interesului acestui instrument, vă propunem să vă concentrați asupra bunelor practici în materie. Obiectivul: să puteți utiliza în mod concret brieful în managementul dvs.
Ce este briefing-ul echipei?
Acesta este un mod direct de comunicare cu toți angajații dvs., similar cu o mini întâlnire. Se caracterizează printr-o latură informală în care schimbul este prioritatea . Toată lumea se poate exprima cu privire la subiectul (subiectele) pe care îl lansați, poate pune întrebări …
În ceea ce privește modalitățile, participanții stau la fel de bine așezați ca și în picioare. Este posibil să fi auzit de tehnica întâlnirii permanente. Ei bine, de obicei se face pentru briefingurile echipei!
De ce să folosiți acest instrument?
În general, utilizați acest instrument de gestionare fie într-o manieră recurentă și organizată - ex. în fiecare luni pentru a face bilanțul săptămânii următoare și a celei trecute - fie pe bază ad hoc atunci când apare o nevoie de informații (mesaj de gestionat de transmis, eveniment neprevăzut etc.).
În cazul întâlnirilor programate, membrii echipei au de obicei opțiunea de a solicita adăugarea de teme in agenda.
Interesul întâlnirilor de informare
Acum să vedem principalele beneficii:
- transmite un mesaj colectând imediat feedback de la echipă,
- anticipează disfuncționalități sau găsiți soluții rapide,
- implică oameni în succesul colectiv și să-și dezvolte sentimentul de apartenență,
- infuzează cultura corporativă împărtășind o viziune, misiuni,
- colectează idei și sugestii de la angajații tăi,
- anticipează zvonuri preluarea conducerii printr-o comunicare clară și fără echivoc,
- permite tuturor să cunoască rolul altora în echipă,
- facilitează coordonarea echipei ,
- faceți o actualizare eficientă cu privire la progresul sarcinilor a fiecăruia și realizarea obiectivelor colective,
- mobilizați din nou trupele ,
dar și pentru a întări imaginea ta de lider !
Scurt este într-adevăr un puternic instrument de management pentru a vă apropia de angajați . Este chiar esențial în activitatea dvs. de manager.
Cum să conduci un brief al echipei
Frecvență
Dacă este planificat brieful dvs., se poate desfășura în fiecare săptămână . Rețineți că unii manageri organizează câte unul pe zi. Să fie măsurat în funcție de probleme, echipă, context etc. Rapiditatea și natura pragmatică a acestei întâlniri pledează în favoarea utilizării frecvente.
În cazul unei comunicări excepționale, nimic nu vă împiedică să provocați o mini întâlnire între 2 slipuri programate.
Durată
Un rezumat este, prin definiție, scurt. Se lasă maximum 30 de minute.
Aveți grijă să nu o transformați într-o întâlnire „clasică” cu dezbateri interminabile.
Loc
Este foarte obișnuit să organizați acest schimb în spațiul de lucru al colaboratorilor dvs. Această practică are avantaje și dezavantaje. Unul dintre avantaje este întărește partea informală rapidă, fără a avea o „întâlnire” . Pe de altă parte, riscul nu este să captezi pe deplin atenția tuturor deoarece aceștia din urmă, fiind aproape de stațiile lor de lucru, s-ar putea să nu se desprindă complet. A se vedea, așadar, în funcție de configurația localului.
În unele cazuri, un spațiu retras lângă stațiile de lucru face trucul foarte bine.
În cazul în care angajații rămân la locul lor, insistă să-și oprească activitățile , activați redirecționarea apelurilor etc. Pe scurt, faceți tot posibilul pentru a nu fi deranjați.
Păstrați ședințele în picioare are multe avantaje: evitarea petrecerii timpului pe detalii, permițându-vă să vă întrerupeți activitatea prin adoptarea unei alte poziții decât să stați în fața computerului.
Numărul de participanți
Pentru a facilita schimbul, nu depășiți zece participanți. Dacă gestionezi o echipă numeroasă, atunci păstrează câteva slipuri (pe departamente, pe proiecte etc.) în funcție de gruparea cea mai relevantă în funcție de subiectele abordate și problemele.
Preperation
Punctul rapid nu înseamnă lipsă de pregătire. Anticipați întrebări, adunați date importante etc. pentru faceți briefingul cât mai eficient posibil și întărește-ți imaginea de manager profesionist.
Cele mai bune practici pentru un briefing de succes
- Anunțați în avans temele abordate, obiectivele, precum și ceea ce vă așteptați de la fiecare . Deoarece este căutată eficiența rapidă, trebuie să atrageți imediat atenția publicului. Folosiți un anunț sau o frază șocantă, cum ar fi: „Ați făcut o treabă extraordinară”, „O oportunitate imensă ne ajută”, …
- Listează rapid oral, pe o tablă albă sau flipchart (a se vedea fișierul metodelor privind utilizarea flipchart), subiectele pe care doriți să le abordați
- Specificați durata maximă
- Invitați angajații să se exprime pentru a colecta feedback-ul lor , nu monopolizați podeaua. Aveți grijă să nu deschideți o dezbatere interminabilă în timpul briefului, contrar scopului său. Adunați informațiile și programați o întâlnire dedicată pentru a aborda problema.
- Demonstrați o dorință reală de a asculta și de a nu vă preface . Nu-i vei păcăli mult timp pe membrii echipei tale să creadă că ești atent la ceea ce spun ei. Concret, dacă nu se ia în considerare nici o sugestie sau escaladare a problemei, următoarele slipuri vor fi sterile. Dimpotrivă, faceți un bilanț al progresului după luarea în considerare a observațiilor.
Acest fișier este menționat în: Instrumente de gestionare
