În ceea ce privește gestionarea și organizarea timpului, matricea Eisenhower este un instrument esențial și ușor de utilizat. Cadrantele sale facilitează sprijinul decizional pentru prioritizarea sarcinilor. Aflați care sunt domeniile de aplicare și cum să le utilizați eficient.
Prezentarea metodei
Multe metode, înainte de a fi folosite de manageri, erau instrumente ale strategiei militare. Acesta este cazul acestei matrice imaginate de Dwight David Eisenhower.
Pe lângă faptul că a fost cel de-al 34-lea președinte al SUA, Ike din porecla sa, a fost campion al tuturor categoriilor din punct de vedere al productivității. Și asta, în diverse domenii. Secretul lui? Un instrument - o matrice mai precisă - care permite prioritizarea cu ușurință și eficacitate în conformitate cu două axe: Importanță și Urgență. Acest lucru vă permite să desenați 4 cadrane distincte:
- Cuadrantul 1 : sarcini importante și urgente,
- Cadrantul 2 : sarcini importante, dar nu urgente,
- Cadrantul 3 : sarcini neimportante, dar urgente,
- Cuadrantul 4 : Sarcini neimportante și neurgente.
Dialul urgent + / importanță + este, desigur, prioritatea maximă în ceea ce privește tratamentul. Sarcinile care nu sunt nici urgente, nici importante nu se încadrează în obiectivele prioritare. Ele pot fi chiar abandonate dacă sunt cu adevărat inutile.
Domenii de aplicare
Această binecunoscută clasificare se aplică în multe domenii, atât în viața profesională, cât și în viața privată:
- gestionarea timpului,
- organizarea muncii sale,
- prioritizare,
- luarea deciziilor ,
- delegare la o terță parte …
Interese și limite
Această metodă are avantajul reflectă la prioritizarea acțiunilor sale și fă un pas înapoi comparativ cu acesta din urmă.
Cu toate acestea, simplitatea afișată la prima vedere este oarecum o amăgire. Într-adevăr, este adesea reductiv să clasificăm sarcinile care trebuie îndeplinite sub aceste 2 axe. În plus, latura subiectivă a judecății noastre poate fi rapid o frână atunci când sarcinile nu au un termen precis sau atunci când este vorba de a determina importanța sau nu a unei acțiuni care urmează să fie efectuată.
Astfel, această matrice este punctul de intrare pentru o analiză al cărei obiectiv pentru manager este în special de a defini sarcinile care urmează să fie delegate. În funcție de timpul disponibil și de gradul de importanță al acțiunii de întreprins, el poate decide părțile pe care le poate încredința unuia sau mai multor colaboratori. Obiectivul este de a păstra controlul asupra volumului său de muncă și de a folosi cu valoare adăugată cu înțelepciune.
Cum se utilizează matricea Eisenhower?
Cele 2 axe - importanță și urgență - permit definirea a patru cadrane fiecare determinând caracterul elementelor pe care le cuprinde conform acestor 2 criterii.
Importanța se referă la sarcinile care vă fac să mergeți mai departe. Se bazează pe impactul acestuia din urmă asupra altor elemente, dar și pe valoarea adăugată pe care o aduce realizarea sa.
Urgența se referă la sarcini care necesită o atenție imediată și se bazează pe timpul necesar pentru finalizarea acestora din urmă, precum și pe termenele limită. Uneori este dificil să se definească dacă un articol este urgent sau nu, deoarece depinde adesea de factori externi. În plus, este foarte subiectiv: gradul de urgență va varia de la o persoană la alta în funcție de modul în care se simte cu privire la sarcina în cauză, legat de starea lor de stres, abilitățile, experiența, modul de operare etc.
Astfel, pentru a umple matricea eficient, este esențial să să fie obiectiv și să se bazeze pe elemente de fapt și concrete în măsura în care este posibil.
Pentru a observa că importanța prevalează asupra urgenței.
Cadrantul 1: sarcini importante și urgente
Listează aici:
- sarcini care necesită atenție și acțiune super rapidă - chiar imediat,
- the elemente care au impact asupra obiectivelor tale ,
- the elemente care au consecințe directe asupra progresului unui proiect ,
- A Problemă de rezolvat urgent - conflict, criză etc. -
- the apeluri / e-mailuri importante care trebuie tratate rapid …
Unele sarcini se găsesc aici deoarece nu sunt planificate eficient. Acesta poate fi cazul producției unui raport sau a unui raport pe care l-ați raportat continuu - care ar fi fost plasat inițial în cadranul 2 sau 3 în funcție de caz - și al cărui termen și importanță nu vă lasă altă opțiune decât să îl faceți o prioritate de acum înainte, pentru poziția în cadranul 1.
Cadrantul 2: sarcini importante, dar nu urgente
Această parte privește sarcini importante, dar pentru care gradul de urgență este mai mic decât cele poziționate în cadranul 1. Prin urmare, trebuie introduse următoarele:
- misiuni neavând fără termen scadent, dar care au un anumit grad de importanță pentru tine, echipa ta, afacerea ta etc.
- the elemente de planificat în următoarele săptămâni,
- momente dedicate ceas strategic ,
- „ elaborarea unui plan de acțiune , un proiect,
- the Instruire , antrenor …
Cadrantul 3: sarcini neimportante, dar urgente
Iată elementele „perturbatoare” care necesită atenție imediată, dar care nu au un impact real asupra muncii noastre, cum ar fi:
- tratamentul unele apeluri telefonice, e-mailuri, mesaje variat,
- the cerere de la angajați / colegi / furnizori de servicii nevoie de informații urgente, sfaturi, o mână de ajutor,
- the sarcini care sunt importante pentru alții, dar nu importante pentru tine și progresul muncii tale,
- the elemente pe care le puteți delega către o terță parte …
Cadrantul 4: sarcini nici importante, nici urgente
Această ultimă cutie se referă la toate elementele parazite și inutile pe care trebuie să le abandonați pentru mai multă eficiență:
- obiceiuri proaste neproductiv,
- distrageri împiedicându-vă să avansați eficient (navigarea pe internet, notificări nedorite etc.),
- ezitări consumatoare de timp și devorarea energiei pozitive,
- the rumegări pe ceea ce nu ai control …
Pe scurt, matricea Eisenhower nu este cu siguranță perfectă și, în cele din urmă, relativ dificil de utilizat într-un mod eficient și relevant, dar are meritul de a implementa un pas interesant înapoi în ceea ce privește gestionarea celei mai prețioase mărfuri a noastră: timpul, precum și o conștientizare a stării noastre de stres și a modului nostru de a înțelege urgența - uneori destul de relativă.
Acest fișier este menționat în: Managementul timpului: eficiență, productivitate și seninătate - Luarea deciziilor: procese și capcane de evitat
