Tot mai multe companii se confruntă cu munca la distanță pentru anumiți angajați - uneori pentru toți angajații lor. Abandonarea modelului unui mediu de lucru tradițional induce inevitabil o schimbare a metodelor de gestionare, a metodelor și a proceselor obișnuite.
Gestionarea unei echipe virtuale necesită o serie de instrumente și practici manageriale specifice.
Navigare rapidă
- Ce este o echipă virtuală?
- Cele 4 dimensiuni ale unei echipe virtuale
- Cheile pentru gestionarea unor astfel de echipe
- Sfaturi practice pentru gestionarea angajaților dispersați geografic
Ce este o echipă „virtuală”?
În primul rând este interesant să ne amintim ce este o echipă, indiferent dacă este sau nu virtuală. O echipă este un grup de persoane care lucrează împreună în aceeași direcție. Există doar prin misiunile sale, prin proiectele sale, prin obiectivele sale colective. Toată lumea se identifică ca făcând parte din aceeași entitate. Toți acționează în interesul grupului, sub conducerea unui manager.
Se spune că o echipă este „virtuală” atunci când membrii săi nu lucrează toți fizic în același loc și în același timp. Prin urmare, este vorba de a lucra împreună, dar separat. Împreună în sensul că întreaga echipă merge în aceeași direcție, către același obiectiv. Separat, pentru că nu toți angajații au același birou, același mediu, aceleași ore de lucru etc. și nu se întâlnesc de fapt foarte rar.
Există mai multe tipuri de așa-numite echipe „virtuale”. Poate acționa din echipe ai căror membri sunt toți în aceeași zonă geografică, dar lucrează - regulat sau cu normă întreagă - dintr-un loc care nu este compania. Unii lucrează de acasă, alții sunt fani ai centrelor de coworking, alții călătoresc pe planetă ca parte a misiunilor lor și comunică de la locul lor de muncă actual. Uneori echipa nu are un loc de întâlnire fix și permanent.
Odată cu apariția noilor tehnologii, în special în comunicare, angajații echipelor virtuale învață să lucreze împreună, în timp ce sunt singuri, către un obiectiv comun. Timpul, spațiul și organizarea sunt redefinite. Legăturile dintre diferiții angajați ai aceleiași echipe sunt consolidate datorită noilor moduri de comunicare.
Compunerea și gestionarea unei echipe virtuale are, desigur, avantaje, dar și anumite limite.
Avantaje
- Flexibilitate pentru membrii echipei - un echilibru mai bun între viața privată și cea profesională, organizarea timpului de lucru, organizarea sarcinilor etc.
- Costuri reduse pentru organizație - infrastructură, imobiliare, echipamente, cifră de afaceri etc.
- Productivitate mai bună - mai puține timpii morți, o comunicare mai bună …
- Satisfacție sporită de la angajați …
Limite
- Membrii grupului și identitatea greu de implementat,
- Coeziunea grupului uneori dificil de creat, încredere dificilă de instalat,
- Dificultate în recrutează profilurile potrivite , compuneți echipa potrivită,
- Diferențe tehnologice în funcție de locația angajaților, dificultăți de întreținere IT, costuri suplimentare pentru serviciile stabilite în funcție de zonele geografice etc.
- Bariere culturale, dacă există,
- etc.
Cele 4 dimensiuni ale unei echipe virtuale
Jessica Lipnack și Jeffrey Stamps au stabilit 4 dimensiuni care caracterizează o echipă virtuală:
- Scopul echipei : misiuni pentru realizarea unui obiectiv și obținerea de rezultate. Acest lucru se traduce prin angajamentul, prin sarcini și misiuni zilnice, al fiecărui membru al echipei de a atinge un obiectiv comun. Acesta din urmă este clar definit, împărtășit și acceptat de toți. Acest lucru are ca rezultat roluri, responsabilități și misiuni specifice pentru fiecare membru al echipei. Obiectivele sunt astfel atât individuale, cât și interdependente unele de altele.
- Persoane fizice : un lider / manager, angajați, 2 dimensiuni - interne și externe. O echipă virtuală nu este doar un set de tehnologii, fiecare mai dezvoltată decât cealaltă. Membrii unei astfel de echipe trebuie să poată lucra la două niveluri: intern (independent și cu alți membri ai echipei), dar și extern (cu parteneri din afara echipei - furnizori, clienți, diverși furnizori etc.).
- Link-uri : interacțiuni, relații interpersonale prin mijloace de comunicare. Membrii echipei sunt conectați prin diferite instrumente (e-mailuri, mesagerie instantanee, videoconferințe etc.) pentru a putea interacționa între ei. Aceste instrumente permit ștergerea distanței, facilitează munca și luarea deciziilor. Membrii unei echipe virtuale construiesc astfel relații interpersonale solide și dezvoltă un climat de încredere reciprocă. Elemente fundamentale pentru eficiență și productivitate.
- De temporalitate : o agendă / calendar, proiecte, un ciclu de viață al echipei. Managerul unei echipe virtuale nu va putea să-și adune toți membrii în același timp în același loc ca și cum ar face-o cu o echipă clasică. Va trebui să se ocupe de agendele și constrângerile de timp ale tuturor. Fiecare membru, la rândul său, va trebui să facă eforturile necesare pentru a se adapta cât mai bine. Idealul este să definiți acest lucru de îndată ce echipa este constituită, astfel încât să poată călători înainte de a-și găsi viteza de performanță.
Cheile pentru gestionarea unei echipe virtuale
Nu gestionezi o echipă virtuală la fel ca și tu o echipă „clasică”. Există câteva reguli de urmat.
Comunică eficient
Comunicarea este baza oricărei relații. Atunci când conduceți o echipă de colaboratori răspândiți în diferite locuri, este esențial să creați mai multe instrumente de comunicare cu scopuri specifice:
- partajați informații formal tuturor celorlalți membri ai echipei sau doar unii,
- chat informal cu colegii, așa cum am face în jurul aparatului de cafea sau în colțul unui coridor - de exemplu prin Slack,
- schimb într-o întâlnire ,
- transmite un element esențial pentru întreaga echipă,
- merge mai departe pe un proiect ,
- comunicați un articol urgent direct persoanei potrivite,
- etc.
Astfel, este esențial să se definească clar de la început utilizările fiecăruia dintre mijloacele de comunicare puse la dispoziție. Acest lucru evită orice neînțelegere ulterioară sau pierderea de timp în organizație. În plus, contribuie la un anumit sentiment de apartenență la un grup. Fiecare membru al echipei știe ce instrument să utilizeze, când și în ce scop.
De asemenea, este important ca toți membrii echipei să poată accesa toate canalele de comunicare configurate rapid și intuitiv. Trebuie oferită instruire adecvată fiecărui angajat, indiferent dacă se face in situ sau printr-un apel video sau orice alt mijloc care permite participantului să își asume în totalitate și imediat proprietatea asupra instrumentului în cauză.
Avertizare : este esențial să se asigure securitatea mijloacelor de comunicare, în special atunci când este vorba de schimbul de date confidențiale.
Gestionați proiectele
În special, o echipă este formată pentru a realiza proiecte.
Pentru aceasta, este esențial să investește în instrumente de colaborare , dedicat în special gestionării proiectelor, făcând posibilă respectarea termenelor limită, schimbul de informații, trimiterea de notificări și alerte, urmărirea progresului tuturor, emiterea unei revizuiri săptămânale sau lunare de urmărire care enumeră tot ce trebuie făcut, de către cine și când.
Utilizarea unor astfel de instrumente nu numai că îmbunătățește productivitatea, dar promovează și comunicarea și schimburile între diferiții membri ai echipei. Aceștia din urmă pot oricând să urmărească progresul colegilor lor, să adune informațiile de care au nevoie, să raporteze despre propriile lor progrese etc.
Gama de instrumente de gestionare a proiectelor este largă. Toată lumea va alege formula care se potrivește cel mai bine domeniului lor de activitate, organizației și nevoilor echipei lor.
Mobilizați și motivați trupele
Pentru a-și implica și motiva angajații împrăștiați în diferite locații geografice, managerul trebuie permit flexibilitate maximă, autonomie și libertate de acțiune. Astfel de echipe sunt deosebit de eficiente în organizațiile eliberate, caracterizate printr-un mod de funcționare care oferă o mare parte a autogestionării și responsabilității angajaților săi.
Acest lucru nu înseamnă că trebuie să se mulțumească să urmărească proiectele și colaboratorii săi de departe, fără a interacționa cu ei în mod regulat. Astfel, este esențial pentru el să stimuleze o dinamică de grup și să mențină o anumită emulare a, printre altele:
- împărtășește-ți viziunea, dă sens,
- amintesc obiectivele comune,
- construiți o cultură puternică a corporației / echipei,
- recunoaște și prețuiește munca prestată,
- stimulați diferitele canale de comunicare …
Sfaturi practice pentru gestionarea zilnică a unei echipe virtuale
Pentru a maximiza productivitatea și succesul unei echipe de angajați dispersați geografic, managerul trebuie să utilizeze instrumentele potrivite și să utilizeze metodele de management corecte, având în același timp un anumit număr de capacități specifice. De la instrumente de colaborare la practici cheie, iată câteva idei pentru gestionarea unei echipe virtuale.
Recrutează oamenii potriviți
Puneți împreună echipa potrivită . Ceea ce va fi alcătuit din colaboratori capabili să lucreze eficient de la distanță. Suficient de autonom, motivat, ingenios, cu o bună capacitate de a comunica în scris și oral, știind să-și gestioneze timpul eficient. Și mai ales în cine să ai încredere totală. Ideea nu este că managerul își petrece timpul cerând responsabilitate pentru a se asigura că treaba este terminată.
Atunci când recrutează acești angajați, managerul trebuie să își asigure în special capacitatea de a lucra într-o echipă virtuală: la îndemână cu mijloacele de comunicare adoptate și puse în aplicare, cu resurse în fața oricăror dificultăți sau probleme de rezolvat, dar capabil să solicite ajuta daca este nevoie.
Creați o relație de încredere cu fiecare angajat
Încrederea este baza oricărei relații. Acest lucru are perfect sens atunci când managerul și colaboratorii săi se văd doar ocazional.
Este esențial pentru manager să creeze și să mențină o legătură specială cu fiecare membru al echipei virtuale:
- comunică individual și regulat cu toată lumea,
- contactați în mod regulat fiecare angajat pentru a face bilanțul proiectelor și misiunilor curente, dar și pentru a face schimburi mai informale,
- oferiți apeluri video regulate pentru a umaniza relația,
- da și cere feedback,
- etc.
Creați o carte de echipă virtuală
Stabiliți un document care definește în mod clar echipa și regulile sale de funcționare:
- scop al grupului,
- definirea echipei virtuale ,
- prezentarea membrilor : identitate, roluri, responsabilități, detalii de contact, locul de reședință etc.
- reguli de funcționare : organizarea muncii, procesul de comunicare, schimbul de informații și procesul de gestionare a proiectelor, planificarea întâlnirilor formale și informale etc.
- definirea obiectivelor : mijloace puse la dispoziție, rezultate așteptate, indicatori utilizați etc.
Acest document poate servi și ca suport pentru orice nou venit în echipă.
Definiți procesele de lucru atât standardizate, cât și flexibile
Instrumentele, organizarea muncii, procesul, comunicarea, echipamentele și uneori mobilierul și mediul de lucru sunt elemente care pot fi impuse angajaților. Pe de o parte, pentru a facilita munca și schimburile. Pe de altă parte, pentru a hrăni sentimentul de apartenență la același grup.
Standardizarea lăsând suficientă autonomie și libertate angajaților este o garanție a încrederii și a consecvenței. Toată lumea este supusă acelorași reguli.
Această consistență a managerului față de toți membrii echipei sale permite o eficiență mai bună și evită neînțelegerile și alți factori demotivatori.
Definiți intervalele de timp ale conexiunii
Asigurați-vă că printre orele de lucru ale colaboratorilor, anumite intervale de timp coincid, în special atunci când membrii echipei lucrează din locuri cu fusuri orare diferite. Managerul poate folosi aceste momente pentru a organiza schimburi între toți membrii grupului și / sau pentru a comunica cu întreaga echipă.
Se recomandă să au o majoritate de angajați care lucrează simultan pe o perioadă de 3 până la 4 ore pe zi macar. Chiar dacă nu este necesar un anumit schimb, acest principiu face posibilă definirea unui anumit apartenență la același grup. Angajații se simt mai puțin izolați și pot interacționa dacă este necesar.
În plus, permite rezolvarea mai rapidă și mai eficientă a problemelor, dacă este necesar.
Construiește o identitate de echipă
Organizați evenimente regulate de team building în care toți membrii echipei virtuale vor fi prezenți fizic. Dacă acest lucru nu este posibil din orice motive, organizați provocări sau apeluri video total informale în timpul cărora membrii echipei se pot cunoaște mai bine. Poate fi interesant să planifici schimburi regulate în afara locului de muncă.
- Creați un spațiu de lucru identic pentru toată lumea (hardware, software, aplicații etc.),
- Implicați angajații cât mai mult posibil în definirea diferitelor protocoale
Creați un aparat de cafea virtual
În birou, există multe oportunități de a discuta și de a vă cunoaște mai bine colegii, de a stabili relații de lucru solide: salutări, pauze, aparat de cafea, întâlniri, petreceri de ziua de naștere etc. Atunci când echipa este dispersată geografic, este esențial să creezi oportunități de a face același lucru în ciuda distanței.
Mesageria instantanee, accesibilă oricând și de către toți membrii echipei, poate permite schimburi atât profesionale, cât și profesionale, păstrând în același timp tonul „ușor” pe care l-am folosi dacă am împărți același birou. Angajații vor putea, de exemplu, să sărbătorească zilele de naștere sau orice altă dată importantă referitoare la colegii lor, să își împărtășească planurile pentru weekend sau chiar să își împărtășească experiențele / descoperirile / hobby-urile.
Încurajați contactul personal și schimburile interpersonale între membrii echipei.
Recunoașteți și recompensați munca depusă
Pentru a menține motivația și angajamentul, recompensați munca bună. Poate fi adecvat să stabiliți provocări care, dacă vor fi câștigate, vor da naștere unei recompense: realizarea unui anumit număr de proiecte, realizarea unei cifre de afaceri definite, validarea de noi competențe, dobândirea de noi cunoștințe etc. Aceste recompense pot fi de diferite tipuri: bonusuri, noi responsabilități, invitații la un anumit eveniment, cadouri etc.
O astfel de abordare nu numai că permite menținerea motivației la un nivel înalt, ci permite, de asemenea, fiecărui angajat să se simtă parte a unei echipe reale.
- Stabiliți obiective SMART,
- Promovează rolul tuturor în cadrul grupului,
- Sărbătoriți succesele,
- etc.
Acest fișier este menționat în: A fi un bun manager: practici și instrumente - Cum să gestionezi o echipă?
