Întârzierile la locul de muncă sau la ședințe sunt frecvente, cu toate acestea, este responsabilitatea managerului să ia măsuri pentru ca acest obicei prost să nu escaladeze și să ajungă să submineze eficacitatea unei întregi echipe.
Angajat târziu, când să reacționezi?
Cheile pierdute, blocajele de trafic, problema transportului public, vremea rea, conversația telefonică prelungită, urgența de a face față … Am întârziat cu toții într-o zi la birou sau la o întâlnire, în ciuda voinței noastre bune.
Confruntat cu un angajat care întârzie o dată sau de două ori, este important ca managerul să arate înțelegere și un minim de umanitate în aceste momente.
Cu toate acestea, dacă sosiți târziu devine un obicei, este timpul să luați măsuri. Deoarece un întârziat poate avea anumite efecte negative asupra unei echipe sau chiar asupra unei întregi companii:
- dezorganizare,
- scăderea eficienței și productivității,
- deteriorarea mediului de lucru,
- tensiuni, conflicte în cadrul echipei, serviciul,
- etc.
Cum să reacționezi?
Când întârzierile devin regulate, chiar zilnice, managerul trebuie să intervină înainte ca situația să-i scape complet și lucrurile să escaladeze.
-
Aveți o politică clară privind întârzierile
Primul pas este să avem un discurs și o politică clare și stabilite cu privire la întârzieri. Dacă nimic nu este stipulat nicăieri, angajații își pot lua libertatea - uneori o plăcere - de a ajunge când vor. Sau cel puțin să nu vă faceți griji prea mult cu privire la punctualitate în general.
Mai presus de toate, evitarea întârzierilor premature implică exemplul. Managerul care dorește să-și vadă angajații la timp la serviciu sau într-o ședință va face din el un punct de onoare să fie el însuși punctual.
În plus, compania trebuie să aibă o comunicare clară cu privire la acest subiect:
- afișați programul general de lucru,
- stipulează cu precizie în contractul de muncă al angajaților zilele și orele pentru începutul și sfârșitul zilei,
- indicați sancțiunile în caz de nerespectare - nejustificată - a acestor vremuri,
- specificați procedura care trebuie urmată în cazul unei întârzieri,
- explicați controlul programului de lucru de către companie, dacă este cazul.
-
Anunțați angajatul dvs. că ați observat întârzierile acestora
Este important ca managerul să anunțe angajații săi că nu este păcălit și că observă întârzierile acestora. În caz contrar, s-ar putea crede că întârzierile lor trec neobservate sau sunt acceptate.
Pentru a face acest lucru, nu este necesar să vă indicați întârzierea către un angajat imediat ce acesta intră pe ușă. Este mai bine să fii mai constructiv.
De exemplu, întâmpinarea tuturor angajaților săi dimineața este un obicei care permite managerului să-și viziteze trupele - și astfel să afle despre orice absență sau întârziere - și angajaților să fie perfect conștienți de faptul că managerul lor este conștient de absențele lor.
Un alt sfat este să mergi lângă biroul regretatului angajat când sosesc. Astfel, își va da seama inconștient că managerul său a observat întârzierea și va fi mai atent după aceea.
Într-o întâlnire, simplul fapt de a-i întrerupe intervenția până când se instalează întârziatul este suficient pentru a-i indica acestuia că comportamentul său nu este potrivit.
De obicei, simpla informare a unui angajat - în mod clar sau într-un mod mai subtil - că ați observat o întârziere îi determină să acorde mai multă atenție în viitor.
-
Enumerați și analizați întârzierile
Toate întârzierile nu au nici aceleași cauze, nici aceeași natură, nici aceleași consecințe. Un angajat care ajunge întotdeauna cu 5 sau 10 minute târziu dimineața, dar își părăsește biroul la fel de târziu - sau chiar mai mult - nu este o chestiune de stat atâta timp cât nu se află într-o poziție care necesită o punctualitate impecabilă (serviciu clienți, recepție , magazin etc.).
Un angajat într-o poziție „singuratică” își poate permite să ajungă târziu din când în când, dacă își face treaba în mod corespunzător și pleacă regulat din birou mai târziu decât se aștepta. Nu are niciun impact asupra muncii altora. În schimb, un angajat care întârzie la o întâlnire sau care are misiuni în strânsă colaborare cu diverși colegi nu își poate permite să întârzie în mod regulat. Munca colectivă ar fi foarte perturbată.
Prin urmare, este esențial să se facă pasul înapoi necesar și să se analizeze obiectiv întârzierile menționate pentru a acționa în mod adecvat. Nu trebuie luată în considerare atât întârzierea în sine, cât mai mult repercusiunile acesteia din urmă asupra muncii colective, a echipei, a atmosferei etc.
Odată ce sa decis că întârzierea este într-adevăr o problemă, este o bună practică pentru manager să țină un jurnal al diferitelor întârzieri observate. Acesta din urmă va constitui un element concret și incontestabil în cazul convocării angajatului defunct. În plus, în cazul întârzierilor repetate care sunt dăunătoare companiei, acest registru va sprijini decizia de a impune sancțiuni.
-
Aranjați un interviu cu recidivul
Următorul pas pentru manager, odată ce întârzierile colaboratorului său au fost înregistrate în scris, este să convoace persoana care vine mai târziu față în față pentru a avea o explicație cu el și pentru a-i reformula comportamentul. Interviul are loc, desigur, departe de ochii și urechile altor angajați.
În funcție de întârzierile observate și de consecințele acestora, interviul poate fi mai mult sau mai puțin formal. Obiectivul nu este de a judeca persoana, ci de comportamentul acesteia și de a acționa fie în mod constructiv pentru a o face să adopte un comportament mai adecvat, fie pentru a aplica sancțiunile prevăzute de regulament, dacă este necesar.
Este de preferat, pe cât posibil și în funcție de severitatea repercusiunilor, să căutați să înțelegeți motivul întârzierii. Angajatul poate trece momentan prin momente dificile din viața sa personală care induc aceste întârzieri. În acest caz, ideea este de a-l ajuta să pună în aplicare acțiuni pentru rezolvarea acestor întârzieri. În funcție de context și de cauze, aceste acțiuni pot fi multiple (revizuirea programului de lucru, stabilirea zilelor de telelucrare, ajustarea programului angajatului etc.).
-
Configurați un plan de acțiune
Ultimul pas este fie:
- planificați împreună cu cel care vine mai târziu acțiunile adecvate pentru a corecta acest comportament și a preveni repetarea acestuia. Monitorizează și felicită eforturile, revizuiește acțiunile implementate sau sancționează dacă întârzierile persistă.
- aplică sancțiunile corespunzătoare: avertisment etc.
Acest fișier este menționat în: A fi un bun manager: practici și instrumente - Reîncadrarea unui subordonat - Gestionarea personalităților dificile
