Anunțarea unor vești proaste, oricare ar fi aceasta, este un exercițiu periculos pentru manager, care poate fi foarte incomod, mai ales atunci când trebuie să comunice elemente la care nu se abonează pe deplin.
Management și vești proaste
Comunicarea managerială este o artă pe care este esențială să o stăpânească atunci când vine vorba de gestionarea unei echipe. Deși este relativ ușor să comunici în timp pașnic și să oferi vești bune, exercițiile fizice se pot transforma rapid într-un coșmar când vine vorba de vești proaste.
Uneori blocat între o piatră și un loc greu, conducerea sa superioară și angajații săi, managerul trebuie să apere interesele companiei, dar și pe cele ale echipei sale. Este posibil să experimenteze un puternic sentiment de neliniște cu angajații săi dacă trebuie să anunțe o știre pe care nu o aprobă pe deplin, chiar dacă înțelege motivele de bază (reduceri bugetare, concedieri etc.).
Comunicarea este o parte integrantă a posturii manageriale. De fapt, este de datoria managerului să își asume responsabilitățile și să comunice constructiv cu echipa sa, atât în vremuri bune, cât și în vremuri rele. Acestea pot lua diferite forme și diferite grade de severitate:
- tăieri de buget
- rezultate proaste
- nevalidarea unui proiect
- neînnoirea unui contract
- penalități de întârziere la bugetul unui proiect
- refuzul unei majorări, promovare, transfer, concediu plătit etc.
- Avertizare
- concediere
În funcție de context, personalitatea (personalitățile) din față, însăși esența știrilor și gradul de importanță al acesteia, managerul se va asigura că comunică eficient, ținând cont de faptul că vorbește cu o persoană.
Prin urmare, vor fi necesare ascultare, bunăvoință, bun simț și empatie!
Cum dai vesti proaste?
Nu există o rețetă miraculoasă pentru a face un astfel de anunț și pentru a se aștepta ca angajații în cauză să reacționeze de parcă nu s-ar fi întâmplat nimic. În funcție de context și de gradul de importanță al știrilor și dacă aceasta privește o singură persoană sau întreaga echipă, managerul va trebui să își adapteze intervenția.
Cu toate acestea, putem defini un cadru comun pentru a pregăti și a anunța vești proaste.
Pregătiți-vă mesajul și intervenția
Primul lucru de făcut înainte de a anunța vești proaste unuia sau mai multor angajați este să înțelegeți toate aspectele:
- În ce context a fost luată decizia legată de această știre?
- De ce ? Care este cauza acestei decizii? Care au fost miza?
- Cine a decis? Cine a fost consultat?
- Aceasta este singura decizie posibilă? Care au fost celelalte posibilități?
Este esențial ca managerul să ia timpul necesar pentru a înțelege pe deplin știrile dacă nu provin direct de la el pentru a putea transmite informațiile într-o manieră relevantă și asumată și pentru a răspunde la orice întrebări din partea interlocutorului său. .
În plus, este important, de asemenea, ca managerul să structureze modul în care anunță știrile înainte de ședință și să se pregătească pentru diferitele reacții posibile.
Este oportun pentru el să se gândească la cel mai bun unghi de abordare, să găsească cuvintele potrivite pentru a convoca, pentru a aborda, pentru a livra, pentru a explica și nu pentru a răni colaboratorii. El va fi capabil să se gândească la cuvintele binevenite de folosit. Cuvinte care îi vor informa pe colaboratori încă de la începutul interviului despre conținutul întâlnirii. Obiectivul este de a le pregăti cât mai puțin posibil pentru anunț.
Managerul își poate face apel la capacitățile sale de empatie și inteligență emoțională. Încercând să se pună în pielea colaboratorului său - a cărui funcționare o cunoaște, îi va fi mai ușor să găsească cuvintele potrivite.
Alegeți momentul potrivit și locul potrivit
Pentru a reduce impactul vestilor proaste, este de asemenea important să alegeți locul potrivit - neutru și din curiozitate - și când să le spargeți. Din nou, în funcție de context, conținut și numărul de persoane implicate, managerul va opta pentru cea mai potrivită soluție.
Cu toate acestea, este oportun să nu așteptați. Odată luată decizia, este important să o transmitem rapid. Cu cât managerul trece mai mult timp în vestirea vestelor proaste, cu atât îi va fi mai greu să o facă. În plus, angajatul nu ar trebui să audă despre asta prin alte mijloace.
Fii direct în timp ce ești diplomatic
Modul în care veștile proaste vor fi anunțate de manager depinde de reacția colaboratorilor săi. Comunicarea - verbală și non-verbală - își ia toată importanța aici, deoarece cel mai mic gest facial sau microexprimare contrară cuvintelor formulate poate duce la o neînțelegere, o interpretare greșită a mesajului. Obiectivul este de a elimina orice ambiguitate sau îndoială cu privire la conținutul mesajului transmis.
Managerul trebuie să fie direct, clar, precis, rămânând în același timp diplomatic și preocupat de interlocutorul său. El trebuie să fie autentic și sincer, să nu exagereze sau să pară un ipocrit. Veștile proaste sunt greu de digerat. Nu este nevoie să adăugați mai multe cuvinte sau comportament care ar suna fals. Nu este nevoie să vorbim despre ploaie sau vreme bună sau să ne abatem de la un alt subiect decât știrile.
Găsiți un echilibru între o postură rece, inexpresivă / nemișcată în transmiterea vestilor proaste și o postură excesivă de milă.
A explica
Transmiteți știrile evitând să bateți în jurul tufișului, ci mai degrabă explicând cu precizie și respectând faptele motivul acestei decizii, precum și procesul care a dus la aceasta. Furnizați elemente clare și precise.
Este important ca angajatul în cauză să fie asigurat că această decizie nu a fost luată cu ușurință sau din capriciul managerului său, ci într-o manieră echitabilă, urmând un protocol precis definit în reglementările companiei. De exemplu.
Managerul poate explica astfel angajatului său motivele acestei știri, procesul urmat, persoanele consultate / implicate în acest proces decizional.
Managerul își poate exprima colaboratorului disconfortul său față de decizia menționată dacă nu vine în totalitate de la el și că nu aderă pe deplin la proces, dar își va păstra criticile cu privire la protocol sau la modul de a face pentru ierarhia sa. Obiectivul nu este de a discredita pe nimeni față de alți angajați - procesul existent, conducerea companiei sau angajatul în cauză - și de a-și asuma responsabilitățile ca manager.
Aveți grijă să nu intrați într-o dezbatere cu privire la fondul sau natura deciziei. Acesta din urmă a fost îngropat și nu există nicio îndoială aici de a reveni peste el.
Să își asume responsabilitățile
Acesta este următorul punct: luați curaj cu ambele mâini și asumați-vă decizia, indiferent dacă vine sau nu din plin. Managerul, dacă este posibil, va prefera să împărtășească personal vestile proaste. El va evita trimiterea prin e-mail sau delegarea acestei sarcini delicate către o terță parte.
La fel, nu vă ascundeți în spatele unei terțe persoane, dați vina pe alții pentru decizie. Poziția managerială implică să știe cum să își asume responsabilitatea pentru ceea ce se întâmplă în cadrul echipei sale și să ia deciziile corecte, indiferent dacă acestea sunt sinonime cu vești bune sau proaste pentru echipă.
Reacții / emoții primitoare
Odată anunțate veștile proaste, există șanse mari ca angajații să reacționeze într-un fel sau altul, cu mai multă sau mai puțină vehemență. Este important ca managerul să-și lase interlocutorul (auditorii) să audă și să reacționeze, în limite rezonabile, desigur.
Managerul va trebui să-și activeze abilitățile soft, în special:
- inteligență emoțională: acceptarea reacției la vești proaste. Este perfect normal să reacționezi la vești proaste la care nu te așteptai.
- empatie: a se pune în locul interlocutorului său (ii) îi permite managerului să înțeleagă mai bine reacțiile colaboratorilor săi și să le primească mai bine.
- ascultare activă: ascultarea completă a reacțiilor - limbajul verbal și non-verbal - și răspunsul la întrebările adresate. Angajații afectați de vestea proastă trebuie / trebuie să fie auziți și luați în considerare. În plus, colectarea de feedback cu privire la modul său de a face lucrurile poate fi, de asemenea, constructivă pentru manager.
- bunăvoință: lăsați timp angajaților să integreze știrile.
A merge inainte
Explicați ce va rezulta din decizie:
- etapele care urmează anunțării vestilor proaste - în special în contextul unei concedieri sau al unei restructurări …
- implementarea de noi directive sau alternative anunțate: schimbarea software-ului, modificarea procedurilor etc.
- opțiuni disponibile pentru angajații (angajații) în cauză - în special în timpul unei achiziții, restructurări, de / relocare etc.
- schimbări în cadrul echipei: funcționarea, distribuirea sarcinilor, restructurarea, recrutarea unui nou angajat, căutarea de noi furnizori, căutarea soluțiilor alternative mai puțin costisitoare etc.
Rămâi constructiv
Oricare ar fi știrile anunțate, echipa va trebui să continue să avanseze. Prin urmare, este esențial ca managerul să construiască deja știrile post-proaste și să prezinte acțiunile / modificările post-proaste.
Într-adevăr, indiferent dacă este vorba de un singur angajat sau de o întreagă echipă, este important să rămânem pe curs și să menținem moralul și eficacitatea trupelor și coeziunea la cel mai bun nivel.
Acest fișier este menționat în: Comunicare managerială - știind cum să trimiteți un mesaj echipei dvs.
